Agencia de automatizaciones
en Boadilla del Monte.

Depende de cuántos sistemas conectes y de qué datos muevas. Make y Zapier son cómodos para unir dos o tres aplicaciones en la nube, como el formulario de la web, el correo y una hoja de cálculo, y su cuota crece con el número de operaciones. n8n permite flujos más complejos, lógica propia y, si hace falta, instalarlo en un servidor bajo tu control, algo relevante cuando se manejan datos de menores o de pacientes.

Nuestra regla es usar la capa más barata que resuelva el problema. Si tu proceso cabe en un flujo sencillo, no vamos a montarte un agente de IA. Si hay que leer correos que cada familia o cliente escribe a su manera, entonces sí entra un modelo de lenguaje, pero solo en ese paso. El resto del flujo sigue siendo determinista: más barato de operar y más fácil de revisar cuando algo no sale.

Casi siempre. Las plataformas educativas, los programas de gestión clínica y los CRM inmobiliarios más extendidos ofrecen API, conectores o, como mínimo, exportaciones programadas. En la auditoría inicial revisamos qué permite exactamente el tuyo antes de proponer nada. Si una herramienta no deja integrarse de forma estable, te lo decimos y buscamos otra vía, en lugar de prometer una conexión que se romperá en la primera actualización.

No hace falta cambiar de software: la automatización se adapta a lo que ya usas. El objetivo es que la información se escriba una sola vez y llegue sola a donde tiene que estar: de la web al CRM, del CRM a la agenda, de la agenda al recordatorio. Tu equipo sigue trabajando en las pantallas que conoce, pero sin copiar datos de una a otra ni perseguir mensajes repartidos entre varios buzones y teléfonos.

El precio cerrado cubre la implantación del piloto: diseño, conexión con tus herramientas, pruebas con casos reales, formación del equipo y documentación. Se fija por escrito antes de empezar, después de una primera conversación de media hora que no te cuesta nada. Si el alcance cambia a mitad de camino porque tú lo pides, se presupuesta aparte; si nos quedamos cortos al estimarlo, lo asumimos nosotros.

Aparte va la operación mensual: servidores o licencias de la herramienta, el consumo del modelo de lenguaje si lo hay y el mantenimiento. Depende del volumen, así que te damos una estimación con tus números antes de firmar. En cuanto a plazos, el piloto completo dura de seis a ocho semanas. En un colegio conviene arrancarlo antes del periodo fuerte de admisiones, no en mitad de la campaña.

Para eso está la monitorización. Cada flujo avisa cuando algo no sale como debe: un formulario que cambia de campos, una API que no responde o un mensaje que el sistema no ha sabido clasificar. Nada se pierde en silencio: lo que no se procesa queda en cola para revisarlo. Si el fallo afecta a tu servicio, te avisamos con lo que ha pasado y lo que falta por procesar.

También diseñamos una salida manual para cada paso crítico. Si el agente de citas no puede consultar la agenda, pasa la llamada a recepción en lugar de improvisar una respuesta. Y cada cierto tiempo revisamos contigo qué excepciones se repiten, porque suelen señalar una regla que conviene ajustar. Esa revisión no se cobra como un extra que aparece al final: está incluida en la operación de cada mes.