Agencia de automatizaciones
en Majadahonda.

El piloto dura de seis a ocho semanas y se centra en un proceso concreto: la conciliación de aseguradoras, la agenda con recordatorios o las incidencias de comunidades. La primera semana medimos cuánto tiempo se va hoy en ese proceso y quién lo hace. Después viene la construcción, con una demo cada semana, y al final el sistema funciona en paralelo al método manual antes de asumir el trabajo completo.

El precio es cerrado y se fija tras la auditoría inicial, que es gratuita. Lo determinan los sistemas que hay que conectar —el programa de gestión clínica o de fincas, el correo, WhatsApp, los portales de las aseguradoras— y las excepciones del proceso. Si con tu volumen no compensa, te lo decimos: en una consulta pequeña a veces basta con ordenar la agenda que ya tienes.

Puede serlo, si se diseña para ello desde el principio. Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD y exigen más que una casilla marcada. Por eso en clínicas trabajamos con n8n instalado en un servidor dentro de la Unión Europea, con modelos de IA contratados bajo encargo de tratamiento y sin uso de tus datos para entrenar, y con acceso limitado a lo que cada flujo necesita.

La otra parte no es técnica: minimizar. Un recordatorio de cita no necesita el diagnóstico, y un agente que clasifica incidencias de una comunidad no necesita el DNI del vecino. Cuanto menos dato viaja, menos riesgo hay. Dejamos todo esto descrito en un documento, junto con la actualización del registro de actividades de tratamiento, para que lo revise quien lleve la protección de datos en tu centro.

Con el programa de gestión, casi siempre: muchos de los que se usan en consultas privadas tienen API o exportan agenda y facturación en ficheros que se pueden procesar. Con los portales de las aseguradoras, la respuesta honesta es que depende. Algunos permiten descargar las liquidaciones en Excel o PDF, que es suficiente para conciliar, y no todos ofrecen una forma automática de consultarlas.

Cuando el portal no permite automatizar la consulta, dejamos ese paso en manos de recepción, que descarga el fichero una vez al mes, y el resto del circuito funciona solo. Es menos vistoso que un robot que navega por el portal, pero no se rompe cada vez que la aseguradora cambia su web. Te explicamos esa elección en la auditoría, con sus ventajas y sus límites.

Pasa, y el sistema tiene que notarlo. Cada flujo comprueba que lo que recibe tiene la forma esperada; si una compañía cambia columnas o el programa de gestión modifica su API, el flujo se detiene y avisa en lugar de conciliar mal. Es preferible un aviso a tiempo, con el fichero problemático señalado, que una liquidación dada por buena con datos cruzados.

Después del piloto ofrecemos un mantenimiento mensual que cubre esos ajustes, la vigilancia de las ejecuciones y revisiones periódicas de las respuestas del asistente, sin permanencia. Si prefieres llevarlo con tu equipo o con tu proveedor informático, te entregamos la documentación completa y hacemos una sesión de traspaso. Lo que no recomendamos en sanidad es dejar un flujo con datos de pacientes sin nadie que lo vigile.