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en Alicante.

Sí, y a veces más que para uno grande. En un despacho pequeño las mismas personas llevan los expedientes, vigilan los plazos y contestan a los clientes. Cada hora que se va en registrar notificaciones o en redactar el mismo tipo de correo es una hora que no se dedica a asesorar. Automatizar esa capa operativa no toca el criterio profesional: lo libera para lo que importa.

El primer proyecto típico es acotado: la entrada de notificaciones con el plazo propuesto y el aviso a la persona responsable, o los borradores de comunicación al cliente sobre las plantillas del propio despacho. Se hace en un piloto de seis a ocho semanas con precio cerrado, y se conecta con el programa de gestión de expedientes que ya usas, sin obligarte a migrar a otro.

Porque lo medimos antes de empezar. En la auditoría tomamos la línea base con tu equipo: cuántos documentos, reservas o pedidos entran, cuánto tarda cada uno y cuántos errores o retrasos aparecen. Sin ese punto de partida, cualquier resultado posterior es una impresión. Con él, la comparación es directa y la puedes comprobar tú mismo sin fiarte de nuestra palabra.

Antes de construir acordamos por escrito una o dos métricas que tengan sentido para tu negocio: horas liberadas al mes, tiempo de respuesta al cliente o pedidos procesados sin tocar. Al final del piloto revisamos esos números contigo. Si justifican seguir, se amplía a otro proceso; si no, lo sabrás con datos y sin haber comprometido más presupuesto del necesario.

Hay dos partes. La primera es el consumo: cada documento leído o cada conversación atendida tiene un coste de modelo e infraestructura, que depende del volumen. La segunda es el mantenimiento, porque los sistemas con los que se conecta cambian y aparecen casos nuevos que hay que enseñarle. Las dos van en una cuota mensual que te estimamos en la auditoría con tus volúmenes reales.

En negocios estacionales, como un hotel de la Costa Blanca o un fabricante de juguete antes de Navidad, el consumo sube en temporada y baja fuera de ella, así que el coste acompaña a la actividad. El mantenimiento, en cambio, tiene su propio calendario: conviene revisar el sistema antes de cada temporada, cuando cambian tarifas, catálogos o condiciones, para que el pico no lo encuentre trabajando con las reglas del año anterior.

Casi ninguna empresa los tiene ordenados, y no es requisito para empezar. Lo que necesitamos es acceso a cómo trabaja hoy tu equipo: la bandeja de correo donde llegan los pedidos, la carpeta de notificaciones, el programa donde se registra todo. La auditoría sirve para ver qué hay y en qué estado, y el piloto se diseña sobre esa realidad, no sobre una ideal.

Lo que sí desaconsejamos es empezar por un gran proyecto de limpieza de datos antes de automatizar nada. Es caro, tarda meses y rara vez se nota en el día a día. Funciona mejor automatizar un proceso concreto y ordenar, de paso, solo los datos que ese proceso necesita. El resto se ordena cuando le toque al siguiente proceso, con el mismo criterio.